1) Amaç

Özpaş Mağazacılık A.Ş. (“Özpaş”), tüm faaliyetlerinde sıfır tolerans yaklaşımıyla rüşvet ve yolsuzlukla mücadele etmeyi taahhüt eder. Bu politika, çalışanlarımızın ve iş ortaklarımızın uyması gereken kuralları belirler; şirket itibarı, sürdürülebilirlik hedefleri ve yasal uyumu güvence altına alır.

2) Kapsam

Bu politika;

• Yönetim Kurulu üyeleri, üst ve orta kademe yöneticiler, tüm çalışanlar (tam/yarı zamanlı, stajyer, sözleşmeli),
• Şirket adına veya hesabına hareket eden tedarikçi, yüklenici, aracı, danışman, bayi ve diğer üçüncü tarafları kapsar.

3) Tanımlar

• Rüşvet: Karar veya işlem üzerinde uygunsuz bir etki yaratmak amacıyla doğrudan/dolaylı menfaat teklif etmek, vermek, talep etmek veya kabul etmek.
• Yolsuzluk: Görev, yetki veya kaynakların kişisel çıkar için kötüye kullanılması.
• Kolaylaştırma ödemesi: Yasal bir işlemin hızlandırılması için yapılan gayriresmî küçük ödemeler (politikamızda yasaktır).
• Hediye ve ağırlama: İş ilişkilerinde sunulan her türlü hediye, ikram, yemek, etkinlik vb.

4) Temel İlkeler

• Sıfır tolerans: Rüşvet ve yolsuzluğun her türüne kesinlikle izin verilmez.
• Yasalara uyum: Tüm ulusal mevzuat ve ilgili uluslararası iyi uygulamalar gözetilir.
• Dürüstlük ve şeffaflık: Tüm süreçler hesap verilebilir şekilde yürütülür.
• Kayıt düzeni: Finansal kayıtlar tam, doğru ve gerçeği yansıtır.

5) Kesinlikle Yasaklanan Davranışlar

• Nakit, nakit benzeri (hediye kartı, kupon), komisyon, rüşvet, uygunsuz hediye veya ağırlama vermek/teklif etmek/kabul etmek.
• İşe alım, terfi, performans değerlendirme gibi kararları etkilemek amacıyla menfaat sağlamak.
• Müşteri, tedarikçi, denetçi, kamu görevlisi veya üçüncü kişilere uygunsuz avantaj sunmak veya talep etmek.
• Kolaylaştırma ödemeleri dâhil olmak üzere her türlü gayriresmî ödeme.
• Kayıt dışı hesap, belge tahrifi veya gerçeğe aykırı muhasebe kaydı.

6) Hediye ve Ağırlama Kuralları

• Genel ilke: Hediye/ağırlama nadir olmalı, makul değerli, iş amacıyla bağlantılı, şeffaf ve hiçbir kararı etkilemeyecek nitelikte olmalıdır.
• Yasaklar: Nakit/nakit benzeri; kamu görevlilerine yönelik hediye/ağırlama; ihale/teklif/denetim süreçlerini etkileyebilecek her şey.
• Şeffaflık: Etkinlik sponsorluğu, seyahat, konaklama vb. üçüncü tarafça karşılanacaksa önceden yazılı onay alınır; iş gerekçesi, kapsam ve maliyet kalemleri kayıt altına alınır.

7) Kolaylaştırma Ödemeleri

• Yasal bir işlemi hızlandırmak/kolaylaştırmak amacıyla yapılan gayriresmî ödemeler kesinlikle yasaktır.
• Böyle bir talep durumunda çalışan, ödemeyi reddeder; durumu yöneticisine ve uyum hattına bildirir.

8) Siyasi Faaliyetler, Bağış ve Sponsorluklar

• Şirket adına siyasi parti, aday veya kampanyalara bağış/sponsorluk yapılmaz.
• Kurumsal bağış ve sponsorluklar yalnızca Yönetim Kurulu onayıyla, şeffaf ve kayıtlı şekilde yapılır; kararları etkileme amacı taşıyamaz.
• Çalışanların kişisel siyasi faaliyetleri mesai dışında ve şirket kaynakları kullanılmadan yürütülmelidir.

9) Kamu Görevlileriyle İlişkiler

• Ruhsat, denetim, teşvik vb. işlemlerde kamu görevlilerine menfaat sağlanması yasaktır.
• Tüm yazışma ve işlemler kayıt altına alınır; resmi ücret ve harçlar yalnızca yasal kanallardan ödenir.

10) Tedarikçi, Aracı ve Diğer Üçüncü Taraflar

• Seçim ve sözleşme: Dürüst rekabet, objektif kriterler ve fiyat/kalite/uyum değerlendirmesi esastır.
• Uygunluk incelemesi (due diligence): Yüksek riskli üçüncü taraflarda kimlik, sahiplik, itibar ve uyum geçmişi incelenir.
• Sözleşme hükümleri: Rüşvetle mücadele, denetim hakkı, fesih ve yaptırım maddeleri sözleşmelere eklenir.
• Ödemeler: Sözleşmeye dayalı, fatura karşılığı, resmi banka kanalları üzerinden ve uygun piyasa koşullarında yapılır.

11) Çıkar Çatışmaları

• Çalışanlar, kişisel çıkarlarının iş kararlarını etkileyebileceği durumları derhal yazılı olarak bildirir.
• Aile/akrabalık ilişkileri, ek iş, ortaklık, hediye/menfaat ilişkileri çıkar çatışması doğurabilir; süreçlerden çekilme ve yöneticiyi bilgilendirme yükümlülüğü vardır.

12) Kayıt ve Muhasebe Düzeni

• Tüm finansal ve operasyonel kayıtlar tam, doğru, gerçeğe uygun tutulur.
• Yanıltıcı fatura, sahte gider, kayıt dışı fon veya yan hesap yasaktır.
• Ödemeler için çift onay ve görevler ayrılığı prensipleri uygulanır.

13) Bildirim Kanalları ve Misilleme Yasağı

• Çalışanlar ve üçüncü taraflar, şüpheli durumları gizlilik esaslı kanallar üzerinden bildirebilir:
  • E-posta: [bilgi@ozpasmarket.com] 
  • Telefon/hat: [0264 2113248] 
  • Yüz yüze: İK/Uyum Birimi
• İyi niyetli bildirim yapan kişilere karşı misilleme kesinlikle yasaktır. Misilleme tespit edilirse disiplin yaptırımı uygulanır.

14) Soruşturma ve Yaptırımlar

• Bildirimler, Uyum/İK tarafından tarafsız şekilde incelenir; gerekli hallerde iç denetim/bağımsız inceleme yürütülür.
• İhlal tespitinde; uyarı, kınama, ücret kesimi, görevden alma, iş akdinin feshi, tazminat talebi ve adli mercilere başvuru dâhil yaptırımlar uygulanabilir.
• Üçüncü taraf ihlallerinde sözleşmenin derhâl feshi yoluna gidilebilir.

15) Eğitim ve İletişim

• Tedarikçi ve iş ortaklarına politika duyurulur; gerekli hallerde eğitim/sunum yapılır.

16) Görev ve Sorumluluklar

• Yönetim Kurulu: Politikayı onaylar, kaynak tahsis eder, üst gözetimi sağlar.
• Uyum/İK: Eğitim, danışma, kayıt, bildirim hattı, soruşturma koordinasyonu ve raporlama.
• Finans/Muhasebe: Doğru kayıt, ödeme kontrolleri ve görevler ayrılığı.
• Tüm Çalışanlar: Politikaya uyum, şüpheli durumları bildirim, çıkar çatışmalarını açıklama.

17) İç Kontroller ve İzleme

• Risk değerlendirmesi yıllık yapılır; mağaza, satın alma ve lojistik gibi yüksek riskli alanlara odaklanılır.
• Hediye/ağırlama, bağış/sponsorluk ve tedarikçi ödemeleri düzenli olarak gözden geçirilir.
• İç denetimler sonuçları Yönetim Kurulu’na raporlanır.

18) Bağış, Sponsorluk ve Kurumsal Sosyal Sorumluluk (KSS)

• Amaç, kapsam, bütçe ve beklentiler açıkça tanımlanır; ölçülebilir kriterlerle değerlendirilir.